تتعدد مهام المدير العام كونه المسؤول الأول عن كافة نشاطات الشركة، إلا أن أهم مسؤوليات المدير العام ضمن الشركة هي مسؤوليات إدارة نشاطات النظام المالي، لما لها من أهمية في تفسير نشاط الشركة واتجاهها نحو الربح أو الخسارة، فلا قيمة لكل الأعمال في حال لم تحدد الربح المتوقع للمستثمرين وأصحاب الشركة، فما هي مسؤوليات المدير العام في النظام المالي للشركة؟
ما هي البيانات اللازم جمعها؟
لإتمام مسؤوليات المدير العام ضمن النظام المالي للشركة، لا بدّ من وجود بيانات تمثل الشؤون المالية كمدخلات بيانات للمدير العام لممارسة المسؤوليات المحددة بالوصف الوظيفي لمنصبه.
لا بد من وجود تقرير مالي إجمالي يعكس ارتباط النظام المالي للشركة بالأحداث والنشاطات المرافقة، يمكن أن يتم ذلك من خلال محاسب الشركة الصغيرة أو المتوسطة، أو من خلال الفريق المالي المعني بإدارة الشؤون المالية في حالة الشركات الكبيرة.
من أهم البيانات التي يجب توافرها والمرتبطة بالنظام المالي للشركة هي: الميزانية العمومية، الأرباح والخسائر، التدفق النقدي، هامش الربح الإجمالي، تكلفة البضاعة المباعة، المصاريف التشغيلية، الإقرارات الضريبية ، وغيرها من القيم.
المسؤوليات الشهرية
من غير المجدي تتبع الشؤون المالية بشكل يومي من قبل المدير العام، فهي أمور خاضعة لرقابة وإشراف المدير المالي، ولا يمتلك المدير العام الوقت الكافي لمراجعة النشاطات والشؤون المالية اليومية أو الأسبوعية للشركة، لما يقع عليه من مسؤوليات تجاه الأقسام الأخرى من الشركة.
المراجعة المالية وفق الإطار الشامل للخطة الاستراتيجية للشركة
لا بد للمدير العام من تخصيص اجتماعات دورية للمراجعة المالية الشهرية وفق النظام المالي المعتمد، واستنادا إلى استراتيجية الشركة والخطة السنوية ومؤشرات الأداء الرئيسية.
تتضمن هذه المراجعة الاستراتيجية التي تتبعها الشركة والخطوات المنفذة لتحقيق هذه الاستراتيجية، دراسة تأثير القرارات الإدارية المتخذة على الخطط التشغيلية متوسطة وقصيرة الأجل.
تشمل المراجعة طريقة تخصيص الموارد لتحقيق أفضل الإيرادات وتحديد الوقت المناسب لتوظيف هذه الموارد، وتقليص الاستثمارات التي لا تساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة والمؤدية لنقص التمويل. كما تشمل المراجعة تقييم نجاح الميزانية وتحديد الحاجات اللازمة لزيادتها ان لزم الأمر.
الميزانية العمومية
من الضروري مراجعة الميزانية العمومية الموضوعة وفق النظام المالي المعتمد في الشركة، ودراسة توقع السيولة بالنسبة لسنة قادمة، ووضع حلول مقترحة لتراجع السيولة وفق النظام المالي المعتمد. إضافة إلى مراجعة مصادر الدخل التي لم يتم تسجيلها سابقا، والمستحقات المحتملة، كما تُراجَع إمكانية تقليل أيام الدفع خلال الأشهر القادمة للحفاظ على نسب عالية للسيولة.
بيان الدخل
يراجع المدير العام وفق النظام المالي بيان الدخل الخاص بالشركة شهريا، والخطوات التي يمكن اتخاذها لتحسين إيرادات الشركة، ودراسة مؤشرات الأداء الرئيسية التي تشكل أساس نجاح الشركة، والمراقبة لتحديد التغيرات الحاصلة بها والمشاكل التي تتعرض لها ومعالجتها.
بيان التدفقات النقدية الداخلة
يحاول المدير العام من خلال مراجعة بيان التدفقات النقدية اتخاذ الإجراءات اللازمة لتعظيم الأرباح من الأنشطة التشغيلية، وتخفيض المطالبات المالية وأوامر الدفع قدر الإمكان، كما يتوجب على المدير العام مراجعة التدفقات النقدية غير التشغيلية، وطرح الحلول المناسبة وفق النظام المالي من خلال نظم محاسبة التكاليف للشركة، بهدف تنظيم النقدية استنادا للمراجعة التي تم إجراؤها.
تقدم المراجعة الخاصة بالتدفقات النقدية من خلال التقارير المالية المرفوعة المعلومات اللازمة للمدير لمتابعة سياسة التحصيل التي تقوم بها الشركة، والنسبة المئوية لتحصيل الشركة من جميع حساباتها، وتحديد سبب الانحرافات في حال النسبة المنخفضة وفق النظام المالي، كما تشمل دراسة أثر تغيير شروط الدفع ومتطلبات الائتمان على تحسين سياسة البيع وتعظيم الإيرادات.
بيان التدفقات النقدية الخارجة
يطلع المدير العام من خلال مراجعة بيان التدفقات النقدية الخارجة وفق النظام المالي المتبع في الشركة على التزام الشركة بالمواعيد في تسديد الفواتير، والاستفادة من الخصومات في حال لجأت إلى سياسة السداد المبكر لأحد الموردين أو أكثر، كما يتأكد المدير من تسجيل جميع المصاريف غير المرفقة بفاتورة، إضافة إلى الالتزامات الواجب تسجيلها ضمن الميزانية العمومية.
نقاط هامة لأجل قياس النجاح في النظام المالي المعتمد
لا بد من وجود بعض المقاييس التي تدل على أن النظام المالي في الشركة يعمل بشكل جيد أم لا، وأن المدير العام يتخذ قرارات مبينة على بيانات صحيحة وفق النظام المالي المعتمد، فيما يلي أهم المبادئ التي يجب التأكيد عليها لضمان نظام مالي ناجح وتحقيق إدارة مالية ناجحة ضمن الشركة:
– وجود سيولة كافية لدفع الالتزامات بشكل سلس ومريح وفق النظام المالي.
– وجود مبرر منطقي لأي عجز نقدي، كوجود فترة انخفاض مبيعات أو معدل بطيء لدفع العملاء.
– القدرة على الاستعلام عن أوامر الدفع الحاصلة ضمن النظام المالي في أي لحظة يطلبها أي مدير.
– التمكين من استعلام عن مستحقات مالية مطلوبة للشركة وفق النظام المالي.
– القدرة على اتخاذ خطوات تساهم في تحسين النقدية ضمن الحسابات المالية المعتمدة في النظام المالي للشركة.
– القدرة على استخراج العوائد السنوية الفعلية أو المتوقعة من خلال البرامج التي تشغّل النظام المالي.
– القدرة على تحديث النظام المالي بشكل بسيط ليلائم التغيرات التي قد تحصل في قوائم وزارة التجارة.
يشكّل النظام المالي الناجح أحد أسس تنظيم نشاطات الشركة، ويسهّل مهام المدير العام في ممارسة مسؤولياته المالية ضمن الشركة، لضمان الحصول على النظام المالي الناجح للشركة لديك، يمكن الاستعانة بخدمات شركة إيراد للإستشارات المحاسبية
لضمان الإدارة الناجحة للمدير العام فيما يخص نشاطات الشركة وتوجيهها نحو الأفضل، لا بد من الابتعاد عن التفاصيل المالية الدقيقة للعمليات التشغيلية وغير التشغيلية، والاكتفاء برؤية النشاط المالي العام للشركة شهريًا، ومقارنة هذا النشاط وفق المعايير الموضوعة في النظام المالي استنادًا للخطة الاستراتيجية للشركة.
