تواجه العديد من الشركات مجموعة من المصاعب عند إغلاق الدورة المالية الخاصة بالشركة، إذ يقلق العديد من مديري المحاسبة والمالية في فترات إغلاق الدورة المالية للشركة، لما تتطلبه من تعاون مع الأقسام الأخرى، إضافةً إلى دقة في المعلومات قد يصعب الحصول عليها وفق نسب الخطأ المسموحة.
أساسيات إغلاق الدورة المالية
هناك مجموعة من الأساسيات المرتبطة بإغلاق الدورة المالية، لا تختلف هذه الأساسيات باختلاف الدورات المالية أو اختلاف نمط عمل الشركة، حيث تعتمد الشركة على هذه الأساسيات في تطوير إغلاق الدورة المالية الخاصة بها.
ما هي الدورة المالية؟
تُعرَّف الدورة المالية على أنها مراقبة وتسجيل الحركات التجارية التي تغطي فترة زمنية محددة، حيث يُحدَّد نطاق زمني لدراسة الحركات التجارية ضمنه، وهو ما يساعد في تكوين التنبؤات اللازمة للعمل في المستقبل.
يمكن أن تشمل الدورات المالية فترات قصيرة أو طويلة، إذ يمكن دراسة فترة ازدهار أو ركود اقتصادي قد مرت به الشركة وامتد لعدة سنوات، ويمكن أن تدرس الشركة حركات تجارية تمتد لبضع الأسابيع أو الأشهر.
ما هو إغلاق الدورة المالية؟
يشير مصطلح إغلاق الدورة المالية إلى جميع العمليات المالية والمحاسبية التي تحدث بانتظام والتي تقود إلى تسجيل دقيق للتوازن بين الإيرادات والنفقات الحاصلة في الشركة خلال فترة زمنية محددة من قبلها لتكون المحصلة صفرية، أي جعل الفارق بين الإيرادات والنفقات مساويًا للصفر.
نصائح إغلاق دورة مالية بشكل أسرع
يلجأ الفريق المعني بإغلاق الدورة المالية عادةً إلى اتباع مجموعة الإجراءات والسياسات الموضوعة من قبل الشركة في إغلاق دورة مالية معينة، يختلف مستوى تعقيد هذه الإجراءات باختلاف نشاطات الشركة وآلية عملها، إلا أن هناك مجموعة من النصائح العامة من الممكن اتباعها لتسريع عملية إغلاق الدورة المالية أهمها:
1. تجزيء العمليات وتحديد المسؤولين عن تنفيذها
لا بد من تجزئة مهام إغلاق الدورة المالية، وتوضيح دور كل عضو من أعضاء فريق الإغلاق على المهام الواجب إتمامها، وتحديد مواعيد إنهاء تنفيذ المهام قبل بدء عملية إغلاق الدورة المالية. كما يجب تحديد الشخص المعني بمسؤولية إكمال المهام وتتبع العمل حتى إنهاءها.
من الواجب تجنب التخمين المسبق بأن الفريق العامل على إغلاق الدورة المالية على علم مسبق بالأعمال التي يجب أن يقوم بها وكيفية وزمن أدائها، لأن هذا التخمين سيؤدي إلى اتباع خطوات تبتعد عن الإجراءات المرسومة من قبل الشركة، وقد تؤدي إلى أخطاء وتأخير في إتمام عملية إغلاق الدورة المالية.
2. تخفيض الإدخال اليدوي للبيانات للحد الأدنى
تشكل دقة البيانات أحد أهم العوامل التي تساعد قسم المحاسبة في أداء أعماله، خاصة في الشركات الناشئة . رغم هذه الأهمية، لا زالت العديد من الشركات تتعامل مع البيانات بطريقة الإدخال اليدوي للمدفوعات والفواتير والمصاريف الأخرى. تزداد مخاطر ارتكاب الأخطاء بازدياد عدد مرات الضغط على أزرار لوحة المفاتيح، لذا لا بد من تخفيض الإدخال اليدوي للبيانات إلى الحد الأدنى.
تلجأ الشركات ذات التعامل الاحترافي إلى برامج المحاسبة بغرض استيراد الحركات المالية وباقي البيانات الأخرى كالإقرارات الضريبية بهدف تخفيض الأخطاء الناجمة عن الإدخال اليدوي، والحصول على إغلاق مالي أكثر دقة.
إلا أن تواجد هذه البرامج بشكل عشوائي ضمن الشركة دون تنظيم مسبق سيؤدي إلى حدوث تعارض بين القيم المتداولة التي قد تودي إلى تأخير إغلاق الدورة المالية، وتضارب المعلومات التي يمكن أن تُقدَّم للمعنيين من خلال التقارير المالية المرفوعة لهم.
3. أتمتة العمليات الإدارية ضمن الشركة
لزيادة فرص الوصول لإغلاق مالي ناجح للدورة المالية لشركة معينة، لا بد من تحقيق تكامل مؤتمت بين الأقسام الإدارية للعمل فيما بينها بشكل منطقي يجعل من جميع عمليات الإدارة المالية أكثر نجاحًا وسهولةً.
تُعَدّ جداول البيانات، وتمرير المعلومات إضافة إلى المهام اليدوية من أهم العمليات الإدارية التي تساعد في إغلاق الدورة المالية بشكل أسرع في حال أتمتة هذه العمليات، وهو ما يجب أن يسعى له المدير العام في تعامله مع القسم المالي في الشركة.
4. إنشاء تسوية حسابات منتظمة
تعد تسوية الحسابات المنتظمة ضمن دفتر الأستاذ العام – الذي يمثل مكان ترحيل العمليات المالية للشركة من فترةٍ لأخرى- أحد الأجزاء الهامة في إغلاق الدورة المالية، والتي تمثل جزءًا من ضمان تسجيل الحركات المالية بدقة، وهو ما يساعد في تخفيض مراجعة البيانات وإغلاق دورة مالية بشكل أسرع.
عادةً ما تجري التسوية بشكل شهري أو ربع سنوي. كلما زادت الفترة الفاصلة بين تسويتين، زادت صعوبة العثور على أخطاء، وزيادة الجهد المطلوب في كشف تلك الأخطاء وإغلاق الدورة المالية، والابتعاد عن نموذج العمل التجاري الموضوع للشركة.
تشكل التسوية الأسبوعية لحسابات الأستاذ العام والعملية المؤتمتة المرافقة الوقت والجهد والصدامات عند إغلاق الدورة المالية نهاية العام، كون الأخطاء تُكتشَف بشكل سريع دون إسرافٍ في الوقت أو الجهد.
5. تحسين الوصول للمعلومات
أهم المشاكل التي تواجه المعنيين في إغلاق الدورة المالية هي انتظار وصول المعلومات من قبل الأقسام الأخرى في الشركة، كالمعلومات المتعلقة بمخزون الشركة والنفقات التسويقية والتكاليف الإجمالية وغيرها.
لتجنب عملية الانتظار -والتي قد تشكّل سببًا في تأخير إغلاق الدورة المالية- لا بد من منح الفريق المعني بإغلاق الدورة المالية حق الوصول إلى السجلات المركزية عند الحاجة، حيث أن هذا الوصول يتيح الاطلاع على البيانات بشكل فوري، ويوفر مزيدًا من الدقة في استعمال هذه البيانات.
في حال واجهت أيّ مشكلة في إعداد آلية للإغلاق المالي في الشركة لديك، يمكنك طلب استشارة في إتمام إغلاق الدورة المالية من شركة إيراد
لا بد لكل شركة مهما كان حجمها من اتباع سياسة معينة لإغلاق الدورة المالية لديها، لما يوفره من تنظيم للمعلومات المالية وتقليل الهدر المالي والقيام بعمليات التنبؤ بشكل أكثر دقةً.
