أصبح وجود نظام فوترة الكترونية من الأساسيات الهامة لعمل أي شركة مهما كان الحجم، وذلك نظرًا للتطور المستمر في تقنيات البيع والشراء خلال فترات زمنية وجيزة.
ألزمت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك جميع الشركات العاملة في المملكة العربية السعودية بتطبيق نظم الفوترة الالكترونية بدءًا من 4 ديسمبر لعام 2021 م لجميع المكلفين بضريبة القيمة المضافة والمقيمين في المملكة. فما هي الفوترة الالكترونية؟ وكيف يُعَّد نظام الشركة وفق سياسات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
ما هي الفوترة الالكترونية
تمثل عملية الفوترة الالكترونية دفع واستلام الفواتير عبر شبكة الانترنت، حيث يمتلك البائع والشاري نسخة الكترونية من الفاتورة توفر رؤية واضحة للطرفين. عادة ما يُستخدَم نظام فوترة الكترونية الكتروني لإنشاء فاتورة الكترونية تُرسَل للدافع عبر البريد الالكتروني أو أي وسيلة دفع الكتروني أخرى.
يمكن أن تتمثل الفوترة الالكترونية بإصدار فواتير متعلقة بالإقرارات الضريبية التي تمثل التزامات الشركة تجاه جهة الضرائب المعنية في بلد العمل، وتتمثل بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية.
إيجابيات الفوترة الالكترونية
تمتلك الفوترة الالكترونية العديد من الإيجابيات التي تجعل من استخدام نظام الفوترة الالكترونية أمرًا ضروريًا، من هذه الميزات:
– وجود مستويات أمان أفضل من البريد الورقي أو التقليدي.
– الاستفادة من خيارات الدفع الآلي Automatic Payment.
– تسريع عمليات الدفع الالكتروني وتخفيض زمن الانتظار من خلال التحويلات البنكية.
– تخفيض تكاليف إيصال الفاتورة.
– تسهيل أداء مهام محاسبة التكاليف من خلال التعامل مع الحسابات والنظم الالكترونية.
الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية
صرّحت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية عن تطبيق نظام الفوترة للمكلفين بضريبة القيمة المضافة داخل المملكة.
مراحل تطبيق نظام الفوترة الالكترونية في المملكة
صرحت الهيئة عن مرحلتين من مراحل تطبيق نظام الفوترة الالكتروني في المملكة، بهدف أتمتة جميع الفواتير الضريبية لجميع الشركات العاملة في المملكة بعد انتهاء المرحلة الثانية.
– مرحلة الإصدار
أعلنت الهيئة عن العمل بمرحلة الإصدار بدءًا من تاريخ 4 ديسمبر 2021 وفق لوائح وضوابط الفوترة الالكترونية الصادرة عنها، حيث تُلزِم الهيئة المكلفين بضريبة القيمة المضافة في هذه المرحلة بالإصدار الالكتروني للفواتير وحفظها من خلال نظام فوترة الكتروني.
– مرحلة الربط والتكامل
تُلزِم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية بدءًا من 1 يناير لعام 2023 بربط نظم الفوترة الالكترونية للشركات مع نظم الهيئة وفق فئات متعددة، وعدة مراحل لكل فئة، إذ تلتزم الهيئة بإعلام كل فئة قبل 6 أشهر من عملية الربط.
كيف أخطط لتطبيق نظام الفوترة الالكترونية في الشركة
لأجل تطبيق نظام الفوترة الالكتروني بشكل ناجح، لا بد من اتباع مجموعة من الإجراءات التي فرضتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من خلال دليلها الصادر بما يخص موضوع الفوترة الالكترونية، خاصة في حال تأسيس شركة جديدة.
1. أتمتة نظام الفوترة الالكترونية
يجب على المعنيين في الشركة إعداد نظام فوترة الكترونية متوافق مع متطلبات مرحلة الإصدار، وذلك من خلال توجيه موظفي الشركة نحو تلك المتطلبات، أو الاعتماد على أحد المزودات المعتمدة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
يجب على الشركة مراعاة نموذج العمل الخاص بها، وتعديله في حال عدم امتلاك نظام الفوترة الالكتروني وفق متطلبات الهيئة.
2. الالتزام بإصدار الفواتير الالكترونية
لا بد للشركة من الالتزام بعدم تداول الفواتير الورقية مهما تعددت أشكالها، والالتزام بإصدار وحفظ الفواتير الالكترونية عن طريق الأنظمة المؤتمتة.
3. استيفاء جميع المكونات المرتبطة بفواتير الضرائب
لاعتماد نظام الفوترة الالكتروني وضمان نجاح الإدارة المالية بعد اعتماده، على المسؤولين المعنيين بفواتير الضرائب التأكد من إصدار الفواتير الالكترونية بشكل مستوفي لجميع المكونات الموجودة في الأنظمة الضريبية المرتبطة بالقيمة المضافة، والصادرة عن الهيئة.
على الشركة الالتزام بالتمثيل الرقمي لضريبة القيمة المضافة للمستهلك، من خلال تكوين حقل مخصص لرقم تسجيل الضريبة، أو حقل مخصص لرمز الاستجابة السريعة QR Code في حال الفواتير الضريبية المبسطة.
من الأفضل أن يتأكد المدير العام من مهام القسم المالي فيما يتعلق بالإجراءات المتبعة لإصدار الفاتورة الضريبية الكترونيًا بالتعاون مع المدير المالي، وتوجيه القسم باتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة النظام للوصول للشكل الصحيح لإصدار الفاتورة.
ما هي النقاط الواجب تجنبها عند التعامل مع نظام الفوترة الالكتروني السعودي؟
أوصت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تجنب مجموعة من الإجراءات لدى اعتماد الشركة على نظام الفوترة الالكتروني وفق متطلبات الهيئة. إذ تعددت الجوانب التي شملتها هذه النقاط على الشكل الآتي:
– برمجة نظام الفوترة الالكتروني للشركة بشكل لا يتناسب مع عناصر الفاتورة المطلوبة من قبل الهيئة.
– عدم التعامل مع فواتير الكترونية غير متوافقة مع متطلبات الهيئة، سواءً كإصدار أو تخزين.
– إزالة فاتورة الكترونية بعد إصدارها من خلال نظام الفوترة الالكتروني.
– التعامل مع الفواتير المصدرة يدويًا.
كيف أختار نظام الفوترة الالكتروني المناسب للشركة؟
يجب على الشركات اللجوء إلى نظم شاملة قدر الإمكان لتحقيق المرونة في تكامل مهام الأقسام في الشركة مع بعضها البعض، دون الحاجة إلى تبادل البيانات عبر أنظمة مختلفة. عادةً ما تشكل نظم الموارد ERP Systems نموذجًا متبعًّا لربط النظم المتعددة.
من الضروري أن تحتوي نظم الموارد على جزء مالي خاص بالمؤسسة لأتمتة عمليات القسم المالي، بما فيها تكامل نظام الفوترة الالكتروني مع القسم المالي وباقي أقسام الشركة، وإصدار التقارير المالية بشكل مرن ومؤتمت إضافة إلى إغلاق الدورات المالية بشكل أسهل وأقل تعقيدًا.
لا بد من توزيع الصلاحيات المناسبة وفق رؤية الإدارات الإشرافية والوسطى والإدارات المركزية، ومنع الوصول دون حساب للقيام بعمليات على نظم الموارد دون تسجيل هوية مسؤول العملية، مع التأكيد على امتلاك كل موظف للمهارات اللازمة لأداء مهامه على نظام الموارد المتبع.
لتقديم مزيد من الاستشارات والنصائح حول إعداد نظام الفوترة الالكتروني المطلوب من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يمكن طلب استشارة من شركة إيراد للخدمات المحاسبية. مستشارين وأخصائيين معتمدين لتقديم الخدمات الضريبية (إعداد الإقرارات الزكوية والضريبية، الاعتراض عليها، تحليل التزام الشركة ضريبيًا في جميع التعاملات المالية، الاستشارات الضريبية).
